Tareas
Las tareas representan las operaciones que los usuarios tienen que hacer. Estas pertenecen obligatoriamente a un proyecto determinado.
Para codificar las tareas para un proyecto, hay varios métodos:
- desde el tercer separador del formulario de edición de un proyecto
a través del menú: Gestión de proyectos > Todas as tareas (Project management > All tasks)
- Oprimiendo dos veces en un proyecto para obtener las tareas en curso.
Utilice los primeros dos métodos cuando se pretenda especificar varias tareas para un mismo proyecto. Estas tareas se especifican al mismo tiempo que el proyecto. Los otros métodos permiten detallar varias tareas pertencientes a distintos proyectos.
Las tareas se asignan a un proyecto y pueden tener o no un usuario responsable. Al crear una tarea se pueden asignar las horas estimadas para levar a cabo a tarea. A continuación, cuando una persona trabaja para terminar esa tarea, puede codificar un "Task work", que incluye:
- la información del trabajo para esa tarea
- un breve resumen del trabajo realizado
- el usuario que contribuyó
- el tiempo dedicado a ese trabajo.
El campo "Horas efectivas" de una tarea se calcula automáticamente con la suma de los trabajos realizados para esa tarea. El campo "Progreso" ("Progress") determina el estado de avance de la tarea desde 0 (ningún trabajo hecho) hasta 100 (la tarea está realizada).
Al crear una tarea se hará en estado "Abierto" ("Open"). El usuario tiene dos botones para cambiar ese estado: concluir o cancelar. De oprimir cualquiera de los dos botones, el estado de la tarea cambia y el campo "Progreso" se pone automáticamente en 100.
Si se configuro el proyecto para informar al cliente cuando la tarea esta concluida, se abrirá un formulario automáticamente con el correo electrónico, que será enviado al cliente. Puede escoger entre estas opciones: cancelar, concluir la tarea y enviar el correo electrónico, o concluir la tarea sin enviar el correo electrónico. El correo se enviara al cliente indicado en la tarea y si no hay ningún contacto asociado a ella, se enviara al contacto establecido en el proyecto. Si ni la tarea ni el proyecto están vinculados a un contacto, una ventana de diálogo le preguntara explícitamente a quien enviar el aviso. El encabezado y a firma del correo son configurables en el segundo separador de la ficha del proyecto. La firma indicada en la ficha del usuario también se añade al final del correo electrónico.
La gráfica siguiente presenta un ejemplo de encabezado y firma de un correo, utilizando las variables posibles (fecha, nombre de la tarea etc.).
Para que el envío de correo electrónico funcione correctamente, debe instalar un servidor de correo localmente en la máquina del servidor Tiny ERP.
A parte de esto, al finalizar o cancelar una tarea, si el proyecto está configurado para avisar al jefe de proyectos cuando haga un cambio de estado de una tarea, este recibirá automáticamente una consulta. Toda la información relacionada con la tarea se vincula a petición. Si es el propio jefe de proyectos quien finaliza la comunicación, el sistema obviamente no la enviará a si mismo.
Por último, luego de finalizar o anular la tarea, siempre pode volver a abrirla oprimiendo en el botón "Volver abrir" (Reopen).
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