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Procesamiento periódico

Reconciliación

La reconciliación permite asociar las entradas de los pagos y las entradas de las facturas. Hay un método manual y uno automático para la reconciliación, ambos son accesibles desde el menú: Gestión financiera > Procesamiento periódico (Financial Management > Periodical Processing).

El método automático requiere escoger una potencia. Esta indica el número de asientos que pueden ser reconciliados al mismo tiempo. Así, una potencia de 5 será suficiente para reconciliar tres facturas con dos pagos. Cuanto más elevada sea la potencia, más tiempo requerirá el cálculo. También puede indicar una cantidad de ajuste que permita reconciliar asientos, incluso si la suma de los créditos no es exactamente igual a la suma de los débitos: a diferencia debe ser inferior al ajuste en cuestión.

Ejemplo: si usted hace una reconciliación automática con una quinta potencia en la cuenta 40 (Main Receivable), con un posible ajuste de 2 €, Tiny ERP puede reconciliar las siguientes entradas:

En este caso, las facturas 3 y 16 se marcaran como pagadas.

En ciertos casos, es posible que Tiny ERP no detecte automáticamente las asociaciones pagos/facturas. Para esto usted puede usar el método manual. Este consiste en buscar asientos, generalmente especificando un tercero en la búsqueda. Una vez que seleccionados los asientos, oprima en el botón 'Acción' ('Action') para ejecutar la reconciliación. Si existe una diferencia entre los débitos y los créditos, Tiny ERP solicitará la información necesaria para los ajustes de los asientos.

Tanto en método automático como en el manual es posible hacer un asiento de ajuste. Esta nuevo asiento generado por Tiny ERP permite reconciliar sumas de créditos y débitos diferentes. Por lo general, la contrapartida de este asiento de ajuste debe estar en una cuenta de perdidas y ganancias.

Los asientos reconciliados no pueden modificarse, Sin embargo se pode eliminar la reconciliación utilizando la herramienta del menú: Gestión financiera > Procesamiento periódico > Reconciliación > Anulación manual de reconciliación (Financial Management > Periodical Processing > Manual unreconciliation).

Pago de una factura

Gestión automática

En Tiny ERP, una factura se considera pagada desde el momento en que los asientos de esta están reconciliados con los asientos de el/los pago(s) correspondiente(s). El procedimiento más simple para gestionar las facturas (clientes o proveedores) y sus pagos es el siguiente:

1. Codificación independiente de las facturas, 2. codificación independiente de los pagos, 3. reconciliación automática mediante la herramienta de Tiny ERP.

La inclusión de los extractos bancarios se realiza mientras que se sigue la orden del extracto bancario, independientemente de que se trate de un pago de un proveedor, de un cliente o de otra operación. Esto permite llevar un control simple, folio por folio, de todos los extractos de cuentas y también permite tener en cuenta los avances, pagos en varios plazos, ajustes etc.

Para marcar las facturas como pagadas, es necesario iniciar la herramienta de reconciliación automática la cual ha de hacer la asociación entre los pagos y las facturas. Para más información, lea la sección sobre reconciliación.

Gestión manual

Existe otro método para los usuarios que no deseen utilizar la contabilidad de Tiny ERP, pero que quieran marcar as facturas como pagadas para poder imprimir los avisos. De hecho, es posible seleccionar una factura y marcarla como pagada desde la su propia forma. Para hacerlo, oprima sobre las engranajes cuando este en la forma de la factura y seleccione 'Pagar factura'.

Avisos

Para imprimir una cuenta cliente (aviso), tiene que seleccionar uno o varios terceros y oprimir en el icono de la impresora. Escoja el informe de los 'Pagos atrasados' ('Late Payments').

Usted puede seleccionar varios terceros gracias al campo deudas en progreso e imprimir la cuenta del cliente en modo lista; así imprimirá  todos de una vez.

Además Tiny ERP también soporta un método de avisos que actúa a varios niveles permitiendo definir los niveles de aviso y calcular automáticamente cada día o cada semana que cartas se tienen que enviar a los clientes. Para hacerlo, hay que configurar primero el método de avisos a través del menú: Gestión financiera > Configuración > Condiciones de pago > Seguimientos (Financial Management > Definitions > Payment Terms > Follow-ups).

A continuación, tiene que oprimir periódicamente el menú: Gestión financiera > Procesamiento periódico > Imprimir avisos (Financial Management > Periodical Processing > Print Follow-Ups). Este calcula y muestra automáticamente todos los avisos para procesarlos. No olvide imprimir el documento PDF que aparece en la pantalla porque una vez que inicie el sistema, Tiny ERP marca las anotaciones como avisadas y en el siguiente aviso para ese cliente impreso no se hará sino hasta el siguiente nivel.

Es preferible realizar la reconciliación automática antes de iniciar el proceso recordatorio; a pesar de que eso no influye en la cantidad que se adeuda ni en los aviso, la cuenta del cliente estará más limpia porque no se imprimirán los asientos reconciliados.

Abonos

Para los gastos recurrentes como los arriendos, se puede definir asientos de abono en Tiny ERP. Para hacelo, debe definirse cada abono oprimiendo el menú: Gestión financiera > Entradas > Entradas de abonos (Financial Management > Entries > Subscription entries).

Tiene que llenar los siguientes campos:

• Fecha de comienzo: fecha del primer asiento.
• Número de períodos: número de asientos a generar.
• Período y tipo de período: determina el tiempo entre cada asiento que se gerará.
• Modelo de asiento: debe ser una transacción contable válida (suma de créditos = suma de débitos). Puede crear un modelo nuevo de asiento o reutilizar uno existente.

Cuando su abono es definido, no olvide oprimir no botón 'Calcular' para que Tiny ERP genere automáticamente las fechas de los asientos en la sección de 'Lineas de abono'. Luego ejecute el asistente para generar las entradas a la fecha especificada: Gestión financiera > Procesamiento periódico > Entradas de abonos (Financial Management > Periodical Processing > Subscription entries)

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