Libros diarios
Todos los asientos contables deben pertenecer a un libro diario. Por esto es necesario crear como mínimo: un libro diario de ventas (para las facturas de los clientes), un libro diario de compras (para las facturas de los proveedores) y un libro diario para cada caja o cuenta bancaria.
Para consultar, modificar o crear nuevos libros, use el menú: Gestión financiera > Configuración> Libros diarios > Definición de los libros diarios (Financial Management > Definitions > Journal > Journal Definition).
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De igual manera que las cuentas generales, los libros diarios pueden desactivarse y dejar de ser visibles.
Debe asociar una vista para cada libro diario. La vista del libro diario indica los campos que deben estar visibles y se requieren durante un asiento en este diario. La vista también determina el orden y las propiedades de cada campo. Por ejemplo, el campo 'Número de extracto' debe estar visible para anotar asientos en el libro diario bancario pero non para otros libros diarios.
Antes de crear una nueva vista del libro diario, compruebe de que no existe una vista equivalente definida para otro libro diario. Usted deberá crear una nueva vista solamente para nuevos tipos de libros diarios.
También puede crear una secuencia para cada libro diario. Esta secuencia le asigna una numeración automática de los registros contables. Varios libros diarios pueden usar la misma secuencia. Esto le permite definir numeraciones globales para muchos libros diarios.
Las cuentas de crédito y débito predefinidas permiten generar automáticamente las contrapartidas de los asientos en la opción del menú estándar de entrada rápida. Por ejemplo, en un libro diario bancario, es bueno poner una cuenta bancaria asociada con las cuentas de crédito y débito predefinidas, evitando digitar las contrapartidas en cada entrada.
Un libro diario puede marcarse como centralizador. En tal caso, los asientos de contrapartidas no son especificadas por las asientos, sino globalmente por los libros diarios o por períodos determinados. Deberá contar con una linea de crédito y una línea de débito de forma acumuladora para cada libro diario centralizador.
Información general
- Nombre del libro diario: escriba el nombre del libro diario.
- Activo: marque el cuadro para activar o desactivar un libro diario.
- Código: introduzca el código del libro diario.
- Tipo: seleccione el tipo de libro diario de la lista desplegable.
- Ver: oprima F2 para escoger la vista del libro diario.
- Secuencia de asiento: oprima F2 para elegir la secuencia de entrada.
- Cuenta débito principal: cuando está en modo de entrada en el libro diario, despues de introducir un asiento crédito, TinyERP crea automáticamente una entrada nueva que anota en la cuenta débito predefinida. Especifique la cuenta aquí, por ejemplo una cuenta bancaria para un libro diario bancario.
- Cuenta de crédito principal: especifique la cuenta aquí.
- Centralización:
- Permitir cancelación de entradas:
Gestión de derechos sobre los libros diarios
En Tiny ERP, se pueden llevar a cabo dos controles sobre los libros diarios: controles sobre las cuentas y controles de acceso según los grupos de usuarios. En adición, también pode aplicar toda a gestión de derechos que se detalla en el capítulo sobre administración.
Para evitar errores en la selección de cuentas al introducir los asientos, usted puede establecer condiciones sobre las cuentas generales que se pueden utilizar en un libro diario específico. Para hacer esto, es necesario listar todas las cuentas válidas en un segundo separador, 'Control de asientos'. Si no codifica ninguna cuenta, Tiny ERP no aplica ningún control sobre los asientos contables. Si usted hace una lista de cuentas que se pueden utilizar en un libro diario, Tiny ERP prohíbe cualquier asiento que use una cuenta no listada. Esta verificación será hecha cuando el asiento es grabado.
Esta funcionalidad es interesante para limitar los errores en las entradas. Por esto, en un libro diario bancario usted puede limitar el uso de cuentas únicamente a la cuenta del banco y a las cuentas de las clases 1 a 5. Lo que impide que un usuario anote asientos erróneos en ese libro diario.
Para iniciar los controles por usuarios que tienen los derechos de trabajar o no en cada libro diario, llene la lista de grupos de usuarios con acceso al libro diario en el separador 'Grupos de acceso' ('Access group'). El principio es el mismo que para las cuentas: si ningún grupo es especificado, no habrá control sobre los derechos de acceso mientras se asignan grupos, los usuarios debe pertenecer por lo menos a uno de ellos para trabajar en ese libro diario. En el capítulo de administración se detalla la administración experta de los grupos de usuarios.
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