El proceso contable
Dado que el módulo contable está integrado dentro de otros módulos, es importante actualizar la información del tipo de pago de las facturas. Efectivamente, una orden de pedido puede, de acuerdo a su configurado, esperar a que la factura este pagada para enviar los paquetes.
El siguiente diagrama muestra el flujo financiero que acompaña cada pedido:
Las facturas se crean automáticamente a partir de ordenes (de compra o de venda) o pueden codificarse manualmente. A partir de las ordenes, Tiny ERP solo crea automáticamente propuestas de facturas (= facturas en estado de 'Borrador'). Por esto es necesaria la intervención manual de un asistente contable para validar una factura.
Cuando el asistente contable oprima en el botón 'Crear una factura' de una propuesta de factura, se generara una factura. El usuario puede entonces imprimirla y enviarla al cliente.
Una vez que está validada, se asigna un número de factura secuencial y se generan los asientos contables correspondientes, que pueden ser obtenido en el segundo separador da factura.
En Tiny ERP, el pago de una factura se hace en dos pasos:
- codificación de los movimientos de caja o de la inserción de los extractos
- reconciliación de los asientos de la factura y del pago.
Es necesario hacerlo en dos pasos porque una factura no tiene por que corresponderse con su pago (avance, pago de saldo, ajustes al peso, pago de varias facturas a la vez...). De ahí que sea necesario un sistema de reconciliación eficaz.
El usuario codifica los pagos según los diferentes métodos de anotar asientos vistos en las secciones anteriores. Seguidamente, puede utilizar el sistema de reconciliación automática o hacer una reconciliación manual.
Una vez de reconciliar los asientos de la factura con el(los) pago(s), la información se actualiza automáticamente a la factura, que pasa a estado "pagada" ("paid"). Si la factura proviene de una orden (de pedido o de pago), esta se marcara como pagada y se continúan las operaciones, conforme a la configuración.
Este enfoque es muy simple para tratar gran cantidad de información, porque puede codificar los pagos a medida que van llegando. La reconciliación automática procesa y luego marca las facturas pagadas, lo que hace que correspondientes ordenes se paguen también.
Si utiliza la herramienta 'Transferir al libro de caja' ('Cash book transfer'), las facturas se reconciliaran automáticamente en tiempo real.
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