Asientos contables
Tiny ERP soporta varios métodos para anotar asientos contables:
- Anotación rápida en un libro diario
- Anotación por documento
- Definición de los modelos de asiento
- Subscripción para asientos recurrentes
- Anotación simplificada para la gestión de la contabilidad. (Bank Statement)
Entradas por diario
La anotación rápida es el método más eficaz para codificar de forma masiva asientos en cada un de los libros diarios. Hay dos opciones disponibles en el menú:
Gestión financiera > Entradas > Entradas por diario (Financial Management > Entries > Standard Entries)
Gestión financiera > Entradas > Entradas por diario > Abrir diarios (Financial Management > Entries > Standard Entries > Open Journals).
El primer menú abre una ventana para seleccionar el libro diario y el período. El segundo es un atajo que le permite elegir entre los períodos y libros diarios abiertos que ya contienen asientos.
A continuación veremos como ejemplo, entradas en dos tipos de libros diarios para anotar asientos: uno bancario y el de ventas.
Anotación rápida en un libro diario de bancos
Contexto: Vamos a ingresar un pago de contacto: Cuentas débito pendientes de pago, Banco de crédito, en la configuración del libro diario, establecemos una cuenta bancaria de balance general como predefinida, tanto para débito como para crédito.
Oprima doble clic en la primera de las opciones citadas. Escriba el libro diario de bancos y el período de asientos, despues oprima el botón 'Abrir diario' ('Open Journal') y luego el icono 'Nuevo' ('New'). Si usted ya ha hecho asientos para este diario y período, escoja la segunda opción nombrada anteriormente y abra el libro diario de bancos y el período correctos con doble clic.
En ambos casos oprima el icono 'Nuevo' ('New').
El primer campo para completar es la fecha de pago. Por defecto, la última fecha es sugerida, de lo contrario se sugiere la fecha actual.
El formato de fecha depende de su país. En Español, utilice el siguiente formato: 23/12/07. También puede escribir solamente el día del mes (23) y Tiny ERP completará la fecha automáticamente con el mes y el año actuales.
A continuación, oprima la tecla del tabulador para ir al siguiente campo. Debe dejar el campo 'Asiento' ('Move') en blanco porque será creado automáticamente por Tiny ERP gracias a la secuencia definida en el libro diario en curso. En el campo 'Ref.', puede introducir la referencia interna da su elección, por ejemplo el número de extracto bancario.
El campo 'Extracto' ('Statement') representa un conjunto de extractos, (que generalmente está agrupado en la misma hoja por el banco). Si está comenzando una nueva, oprima F1 para crear un nuevo grupo de extractos. El balance inicial se calcula automáticamente y usted tiene que dar e saldo al final de la página. Esto le permitirá validar el extracto por medio de la comparación entre el saldo teórico al final da página y el saldo calculado por Tiny ERP. Esta gestión con los extractos es más práctica para verificar con gran rapidez los errores de codificación de los extractos bancarios. Para obtener la lista de todas las hojas y comprobarlas, ingrese al menú: Gestión financiera > Procesamiento periódico > Conciliación bancaria > Extractos bancarios (Financial Management > Periodical Processing > Bank statements).
En el campo de la cuenta, ingrese el código de cuenta o las primeras letras y oprima a tecla tabuladora. Tiny ERP completa automáticamente el nombre de la cuenta o abre una ventana de búsqueda si hay varias posibilidades disponibles para su entrada. Comience por seleccionar la cuenta de contrapartida de su extracto bancario, así Tiny ERP pode generara automáticamente la siguiente linea de asiento.
Después, si se trata de un pago a un cliente o a un proveedor, introduzca el nombre del tercero en el campo 'Ref. del tercero' ('Partner Ref.'). Automáticamente aparecerá a la cuenta, si no la ha indicado el el paso anterior.
El campo siguiente, 'Nombre' ('Name'), es obligatorio y corresponde generalmente a la descripción del extracto o a su número de referencia.
A continuación indique a cantidad en el campo de débito o crédito. Cuando termine de anotar el asiento contable, oprima la tecla 'Enter' para validar. Tiny ERP genera automáticamente la contrapartida que corresponde al extracto bancario. En general, cuando se centraliza e un libro diario, todos los asientos generan sus contrapartidas en una única linea centralizadora.
Los dos asientos generados pertenecen al mismo documento contable, porque ambos poseen el mismo número en la columna 'Asiento' ('Move'). Recuerde que en un mismo documento contable la suma de los créditos es igual los dos débitos.
Anotación rápida en un libro diario de vendas
Contexto: Supongamos ahora que quiere usar Tiny ERP como un simple software contable. Veremos, cómo anotar asientos en un libro diario de vendas (Cuentas de débito pendientes de cobro , Ingresos por vendas a crédito). En la configuración del libro diario, configuramos el balance general de las cuentas pendientes de cobro como opción predefinida, tanto para débito como para crédito.
En términos generales, si utiliza el módulo de gestión comercial ('Sales Management' y 'Purchase Order'), nunca tendrá que escribir los asientos en los libros diarios de vendas o compras, dado que estos se generan automáticamente a partir de las facturas, y ellos a su vez, a partir de las ordenes de compras o entrega.
Para codificar sus libros diarios de vendas manualmente, utilice o menú: Gestión financiera > Entradas > Entradas por diario (Financial Management > Entries > Standard Entries); luego escoja un período contable y un libro diario de vendas.
El primer asiento para anotar está relacionado con los ingresos (clase 7). De hecho, los asientos de los impuestos se generan automáticamente gracias a la definición de la cuenta que utiliza, de igual forma los asientos de los cliente, gracias a las preferencias registradas en su registro.
En primer lugar, anote la fecha de facturación, la referencia interna e la cuenta de clase 7 que usted utiliza, por ejemplo "705 - Venda de servicios". Después introduzca el nombre del cliente, una descripción breve de la factura y la cantidad libre de impuestos en el campo 'Crédito', y oprima la tecla 'Enter' para validar el asiento. Tiny ERP genera automáticamente las contrapartidas relativas a la cuenta débito predefinida: Cuentas por cobrar.
Si desea adicionar una linea de venta en un documento contable, modifique la linea de impuesto para una nueva cuenta de clase 7 y vuelva a oprimir 'Enter'. Tiny ERP recalcula los asientos para que el documento contable quede balanceado.
Anotación por documento (Voucher Entry)
Si desea anotar los asientos documento por documento, puede utilizar el menú: Gestión financiera > Asientos > Anotación por documentos (Financial Management > Entries > Voucher Entry). Este tipo de codificación puede hacerse en varios períodos contables y libros contables diferentes, documento por documento.
Generalmente este formulario suele ser usado para consultar los documentos contables y no para anotarlos. De hecho, la anotación rápida es más potente porque genera automáticamente las contrapartidas, lo que acelera considerablemente la codificación y evita os errores.
Para crear un documento contable, comience seleccionando un libro diario y un período. Luego, introduzca cada linea del documento. Una vez finalizado, oprima el icono del 'disquete' para guardar. No olvide comprobar que la suma de los débitos coincide exactamente con la suma de los créditos en todas as lineas del documento. De no ser el caso, Tiny ERP genera automáticamente asientos de compensación en función de las propiedades del libro.
Búsqueda de asientos
Se puede buscar asientos de tres maneras:
- en una cuenta determinada
- en un libro diario específico
- en todos los libros y cuentas juntas
Para buscar asientos de una cuenta determinada, oprima dos veces en una cuenta en el listado de cuentas para que aparezcan los 80 últimos asientos. Oprima la lupa para encontrar un asiento especifico. Tenga en cuenta que se visualizaran los años fiscales abiertos; se quiere buscar asientos en los archivos, utilice la tercera opción.
Para buscar asientos en un libro diario en un período específicos, oprima en la lupa cuando este en modo de anotación rápida, indique el criterio (cantidad, cuenta, fecha, referencia o tercero) y oprima el botón 'Buscar' ('Find').
El método más simple, que permite hacer una busqueda entre todos los asientos, es a través del menú: Gestión financiera > Entradas > Localizar entradas (Financial Management > Entries > Entry Lookup).
Para incluir automáticamente los archivos de los años fiscales anteriores, seleccione 'No' en el campo 'Activo' en la ventana de los criterios.
Subscripciones
Puede asignar subscripciones para asientos recurrentes como el de un arriendo, las facturas de subscripciones etc. Tiny ERP se encarga de generar automáticamente los documentos contables. Para codificar una nueva subscripción, entre en este menú: Gestión financiera > Entradas > Asientos de subscripciones.
Una vez definidas las subscripciones, puede generar todos los asientos anteriores a una fecha determinada (por defecto, la fecha actual) por medio del menú: Gestión financiera > Procesamiento periódico > Crear asientos de subscripción (Accountancy and finances > Processings > Subscription writings). Tiny ERP luego pedirá una fecha límite hasta la cual todos los abonos automáticamente crearán asientos correspondientes. Por defecto, se propone la fecha actual.
Es aconsejable utilizar este menú como mínimo una vez al mes si desea utilizar las funcionalidades de la subscripción. En cada subscripción, puede obtener el detalle de los asientos generados.
Extractos bancarios (Bank Statements)
El formulario de extracto bancario 'Gestión financiera > Entradas > Extractos bancarios' (Financial Management>Entries>Bank Statements) permite codificar directamente los asientos financieros emitidos por un banco.
El primer separador contiene los campos para anotar los extractos. Los campos del nombre, la fecha y período son rellenados automáticamente. El campo "Libro diario" debe ser completado por el usuario (por ejemplo, el libro diario bancario de la pantalla). El balance inicial se auto completa con el balance final del último extracto bancario recogido, mientras que el balance final es la cantidad total que hay que alcanzar después de codificar todos los extractos bancarios. Estos valores deben ser los mismos que comunique el banco.
Un extracto contiene seis campos que se deben llenar según la información que proporcione el banco:
- La fecha de la transacción.
- El nombre de la transacción.
- El tipo de transacción. Este campo debe tener os valores proporcionados , cliente o general.
- El tercero. Una vez seleccionado el tercero, el campo de cantidad se completa con la suma no reconciliada de los débitos y los créditos. El campo de la cuenta también se completa según las cuentas definidas en el registro del tercero (por ejemplo, Principal cuenta por pagar para un proveedor y Principal cuenta por cobrar para un cliente).
- La cuenta de la transacción.
- La cantidad de la transacción.
El botón 'Calcular' permite calcular automáticamente el balance, y decir, el balance inicial sumando las cantidades de las transacciones. Si un balance calculado coincide con el balance final, puede confirmar el movimiento con el botón "Confirmar", esta restricción evita los errores de codificación. Este botón inicia la creación de asientos de cuenta de acuerdo con los asientos anotados. Las nuevas entradas se muestran en el segundo separador 'Entradas reales' ('Entries').
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