Plan de cuentas
Al instalar el software, cargase el plan contable predefinido. Este está disponible en el módulo l10n_simple, si quiere instalar un plan contable y la configuración de los impuestos correspondientes a su país, instale el módulo l10n_XX, en dónde XX el el código del país (por ejemplo, l10n_es para el plan contable español).
Puede visualizar el plan contable por medio del menú: Gestión financiera > Gráficas > Gráfica de las cuentas (Financial Management > Charts > Accounts Charts).
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La estructura del plan contable es jerárquica, con cuentas de tipo 'vista' ('view') para imprimir subtotales o centralizadoras. Así puede desarrollar cada cuenta como lo desee para seleccionar los elementos que quiera analizar.
Para analizar los asientos haga doble clic sobre la cuenta. También puede seleccionar una o varias cuentas luego presionar el icono 'Imprimir' ('Print') para imprimir un reporte. El software le propone una de dos opciones para las cuentas seleccionadas:
- impresión del libro mayor
- impresión de los balances de las cuentas seleccionadas.
Desplegar el plan contable puede tardar varios segundos en aparecer porque Tiny ERP calcula en tiempo real los débitos, créditos y balances para cada cuenta. Si solamente desea trabajar con el plan contable sin estos totales, puede utilizar el menú: Gestión financiera > Gráficas > Gráficas de cuentas > Gráficas de cuenta rápido (Financial Management > Charts > Accounts Charts > Fast Account Chart).
Configuración de cuentas
Para adicionar, modificar o eliminar cuentas existentes, utilice el menú: Gestión financiera> Configuración > Cuentas generales > Definición de cuentas (Financial Management > Configuration > General Accounts > Accounts Definition). Para modificar o eliminar una cuenta, busque con la lupa y modifique los campos que desee.
<Gráfica>
A continuación presentamos el significado de los distintos campos de cada cuenta:
- Nombre: El nombre de la cuenta es multi lenguaje, por esto hay una pequeña bandera a la derecha del campo. Puede ponerle el nombre que quiera a su cuenta.
- Activo: Puede desactivar una cuenta, y esa cuenta dejará de estar visible en el plan de cuentas, pero podrá reactivarla más tarde.
- Tipo de cuenta: los tipos de cuentas determinan las cuentas que pueden ser usadas para cada libro diario. Por defecto, los tipos disponibles son:
- o Ver (View) o Por cobrar (Receivable) o Por pagar (Payable) o Ingresos (Income) o Gastos (Expense) o Impuestos (Tax) o Efectivo (Cash) o Activo (Asset) o Participación (Equity)
Igualmente, puede adicionar nuevos tipos mediante el menú: Gestión financiera > Configuración > Cuentas generales > Tipos de cuentas (Financial Management > Configuration > General Accounts > Account Types). Utilice el tipo 'Ver' para las cuentas que se usen para estructurar el plan contable y para las que no puede haber ningún asiento.
- Código: Es el código de la cuenta. No hay límite para el número de cifras. Utilice el código 0 para todas as cuentas raíces.
- Divisa: la divisa por defecto, secundaria, de esta cuenta.
- Método diferido: determina como tratar esta cuenta y sus asientos después del final del ejercicio. Hay cuatro métodos disponibles:
- o Saldo: Un asiento es generado para que el saldo de la cuenta permanezca inalterable en un nuevo año fiscal (generalmente utilizado para las cuentas bancarias). o Detalle: Todos los asientos se conservan en la apertura del nuevo año fiscal. o Ningún: El saldo de la cuenta no posee asientos en el nuevo años fiscal (generalmente para cuentas relacionadas con gastos e ingresos). o Conciliación anulada: solo se guardan los asientos que están sin reconciliar para los nuevos años fiscales (generalmente utilizada para las cuentas pendientes de cobro y de pago).
- Se sugieren las siguientes preferencias:
o Matriz: -> Método diferido: Ningún, Tipo de cuenta: Ver o Vistas, Ingresos, Gastos: -> Método diferido: Ningún o Por cobrar y por pagar: -> Método diferido: Conciliación anulada o Todos los demás tipos de cuentas: -> Método diferido: NO Ningún
- Conciliar: determina si se pueden hacer reconciliaciones de asientos en esa cuenta.
- Matriz: establece cuales son las cuentas matrices para la estructura del plan contable.
- Impuestos predefinidos: fija cuales son los impuestos predefinidos utilizados en vendas y compras en esta cuenta. Usado para generar automáticamente los asientos de los impuestos en los registros manuales del libro diario.
Los planes de cuentas virtuales
La estructura de plan contable tienen un aspecto legal, debido a que son fijadas por la administración de cada país. Desafortunadamente esta estructura no corresponde al punto de vista esperado por el gerente administrativo de una empresa.
Es por esto que el concepto de planes de cuentas virtuales ha sido introducido en Tiny ERP. Este concepto permite a un usuario administrar varios planes contables basándose en los mismos asientos, sin esfuerzo adicional. De esta forma, el plan de cuentas general es el impuesto por el estado y el administrador puede crear tantos planes virtuales como considere necesarios, basándose en el plan de contable general.
Para crear un nuevo plan contable, puede crear una cuenta raíz a través del menú: Gestión financiera > Configuración > Cuentas generales > Definición de cuentas (Financial Management > Configuration > General Accounts > Accounts Definition). No olvide, tal y como se explico anteriormente, poner el código de campo en "0" y el tipo de cuenta en 'Ver' ('View'). Después usted puede crear su nueva estructura con tantas cuentas como lo necesite.
Verifique su estructura virtual en: Gestión financiera > Gráficas > Gráfica de cuentas (Financial Management > Charts > Accounts Charts).
Finalmente, una vez creada la estructura, usted debe asociar las cuentas generales que le interesen con le nuevo plan de cuentas virtual. Para esto, debe actualizar su campo 'Matriz': adicione tantas matrices como lo necesite.
Después de esto, usted puede desplegar el plan de cuentas principal y adicionalmente el plan virtual dando otro punto de vista de la empresa. Todos los asistentes o reportes disponibles pueden optar entre planes de cuentas, ya sea principales o virtuales, de la misma forma.
Finalmente, también puede crear planes contables virtuales basados en otros planes contables virtuales, para crea una construcción de segundo grado.
También puede utilizar el concepto de cuentas virtuales para crear derechos de acceso reducido a ciertos usuarios o vendedores.
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